Szkolenie ma na celu wyposażenie uczestników w umiejętności niezbędne do efektywnego prowadzenia sekretariatu, z uwzględnieniem nowoczesnych narzędzi usprawniających codzienną organizację pracy, zarządzanie dokumentacją oraz komunikację.
Szkolenie skierowane jest do sekretarek, asystentów administracyjnych oraz osób pełniących funkcje wspierające w biurze.
- Rola i obowiązki sekretarki w nowoczesnym biurze
Podstawowe zadania sekretarki ewoluują wraz z rozwojem technologii. W tej części szkolenia omówione zostaną kluczowe kompetencje w nowoczesnym środowisku biurowym oraz sposoby optymalizacji codziennych obowiązków z wykorzystaniem technologii.
Zakres tematyczny:
- Kompetencje przyszłości – organizacja, elastyczność, digitalizacja.
- Cyfrowe środowisko pracy – nowe wyzwania i szanse.
- Przegląd narzędzi wspierających codzienną organizację (MS365, Google Workspace, Notion).
Korzyści dla uczestnika:
- Lepsza organizacja pracy i zwiększenie efektywności.
- Umiejętność planowania i priorytetyzacji zadań.
- Świadomość roli nowoczesnych narzędzi wspierających codzienne obowiązki.
Moduł 2: Organizacja korespondencji i dokumentacji
Sprawna obsługa korespondencji i dokumentacji to kluczowe elementy pracy sekretarki. W module przedstawione zostaną metody organizacji, automatyzacji i cyfryzacji tych procesów z wykorzystaniem AI i aplikacji biurowych.
Zakres tematyczny:
- Elektroniczny obieg dokumentów i cyfrowe archiwum.
- Automatyzacja pisania i redagowania tekstów (np. ChatGPT, Grammarly).
- Zarządzanie korespondencją – integracja z kalendarzem i systemami CRM.
- Praktyczne ćwiczenie: tworzenie pisma za pomocą AI.
Korzyści dla uczestnika:
- Sprawniejsze zarządzanie dokumentami i harmonogramem.
- Zwiększenie precyzji w redagowaniu pism.
- Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do organizacji pracy.
Moduł 3: Sprawy kadrowe i budowanie wizerunku firmy
Część I: Zarządzanie dokumentacją kadrową
Sekretarka odgrywa istotną rolę w obiegu i organizacji dokumentów kadrowych – od umów po zaświadczenia.
Zakres tematyczny:
- Obieg i archiwizacja dokumentów kadrowych w formie elektronicznej.
- Bezpieczeństwo danych osobowych (RODO).
- Wykorzystanie narzędzi do przechowywania i śledzenia dokumentów.
Korzyści dla uczestnika:
- Skuteczne zarządzanie dokumentacją kadrową.
- Znajomość narzędzi wspierających e-kadry.
Część II: Budowanie wizerunku firmy i komunikacja z otoczeniem
Sekretariat to wizytówka firmy – tu buduje się pierwszy kontakt i zaufanie.
Zakres tematyczny:
- Profesjonalna komunikacja z klientami i partnerami.
- Tworzenie materiałów wizerunkowych (np. Canva, narzędzia AI do grafiki).
- Monitorowanie opinii o firmie (np. Google Alerts).
Korzyści dla uczestnika:
- Świadomość wpływu sekretariatu na reputację organizacji.
- Wykorzystanie narzędzi do komunikacji i budowania wizerunku.
Moduł 4: Organizacja spotkań i zasady bezpieczeństwa w pracy biurowej
Skuteczna organizacja spotkań oraz przestrzeganie zasad bezpieczeństwa są niezbędnymi elementami pracy biurowej. Moduł ten obejmuje najlepsze praktyki w tych obszarach.
Zakres tematyczny:
- Planowanie i organizowanie spotkań – kalendarze współdzielone, integracje (Google, Outlook).
- Obsługa spotkań online – zasady netykiety i platformy wideokonferencyjne.
- Bezpieczeństwo informacji i danych cyfrowych (cyberbezpieczeństwo, kopie zapasowe).
- Ćwiczenie: zaplanowanie spotkania z wykorzystaniem AI (np. kalendarz + ChatGPT).
Korzyści dla uczestnika:
- Umiejętność skutecznego organizowania i koordynowania spotkań.
- Wzmocnienie profesjonalizmu w kontaktach biznesowych.
- Świadomość zasad ochrony danych i bezpieczeństwa pracy.
Podsumowanie i warsztaty praktyczne
Zwieńczeniem szkolenia jest sesja warsztatowa, podczas której uczestnicy zastosują w praktyce zdobyte umiejętności, ucząc się efektywnego korzystania z nowoczesnych narzędzi ułatwiających ich codzienną pracę.
Zakres tematyczny:
- Symulacja dnia pracy z wykorzystaniem AI i narzędzi cyfrowych.
- Dobór narzędzi do własnych potrzeb i obowiązków.
- Dyskusja i indywidualne konsultacje z trenerem.
Korzyści dla uczestnika:
- Możliwość przećwiczenia nowych umiejętności w praktyce.
- Lepsza znajomość nowoczesnych rozwiązań ułatwiających pracę
- Indywidualne dostosowanie narzędzi do własnych potrzeb.
Po ukończeniu szkolenia uczestnicy zdobędą praktyczne umiejętności pozwalające na:
- efektywniejsze zarządzanie pracą biura,
- sprawniejsze organizowanie dokumentacji i komunikacji,
- wykorzystywanie AI i nowoczesnych narzędzi w codziennych obowiązkach,
- skuteczniejsze budowanie profesjonalnego wizerunku firmy.
Termin szkolenia: do ustalenia
Miejsce: Siedziba ZDZ w Płocku, ul. Ułańska 1
Cena: 449,00 zł netto/osoba (552,27 zł brutto) – cena obowiązuje dla grupy minimum 10 osobowej
Cena obejmuje: przygotowanie oraz przeprowadzenie szkolenia, materiały szkoleniowe, certyfikat ukończenia szkolenia.
Dodatkowe informacje oraz zapisy: